Polityka ochrony danych osobowych w firmie GOYA ART – Małgorzata Świderska
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej: Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w GOYA ART – MAŁGORZATA ŚWIDERSKA (dalej: Spółka).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE I.119, s. 1).
2. Polityka dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych w GOYA ART – MAŁGORZATA ŚWIDERSKA, niezależnie od formy ich przetwarzania oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
3. Polityka zawiera:
a) Opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce,
b) Odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
4. Odpowiedzialną za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Małgorzata Świderska lub osoba przez nią upoważniona.
5. Małgorzata Świderska również odpowiada za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki.
6. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialna jest Spółka oraz wszyscy członkowie personelu Spółki.
7. Spółka powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę.
8. Polityka przechowywana jest w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie GOYA ART – MAŁGORZATA ŚWIDERSKA.
9. Polityka udostępniana jest do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
§ 2. Definicje
1. Polityka – oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
2. RODO – oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE I.119, s. 1).
3. Dane – oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
4. Dane szczególnych kategorii – oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
5. Osoba – oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
6. Podmiot przetwarzający – oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych.
7. Profilowanie – oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
8. RCPD lub Rejestr – oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
9. Spółka – oznacza GOYA ART – MAŁGORZATA ŚWIDERSKA.
§ 3. Zasady ogólne
1. Filarami ochrony danych osobowych w Spółce są:
a) Legalność – Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem;
b) Bezpieczeństwo – Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie;
c) Prawa jednostki – Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje;
d) Rozliczalność – Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
2. Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
a) W oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
b) Rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
c) W sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
d) W konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
e) Nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
f) Z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
g) Nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
h) Zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
3. System ochrony danych w Spółce składa się z następujących elementów:
a) Inwentaryzacja danych – spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, kategorii danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
• Przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii;
• Przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje;
• Przypadków przetwarzania danych dzieci.
b) Rejestr – Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Spółce.
c) Podstawy prawne – Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
• Utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
• Inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Spółka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
d) Obsługa praw jednostki – Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
• Obowiązki informacyjne – Spółka przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
• Możliwość wykonania żądań – Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;
• Obsługa żądań – Spółka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane;
• Zawiadamianie o naruszeniach – Spółka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
e) Minimalizacja – Spółka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
• Zasady zarządzania adekwatnością danych;
• Zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
• Zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
f) Bezpieczeństwo – Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
• Przeprowadzenie analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
• Przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
• Dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
• Posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
• Stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.
g) Przetwarzający – Spółka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
h) Eksport danych – Spółka posiada zasady weryfikacji, czy Spółka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
i) Privacy by design – Spółka zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodność celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
j) Przetwarzanie transgraniczne – Spółka posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego.
§ 4. Rejestr czynności przetwarzania danych
1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
2. Spółka prowadzi RCPD, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
3. Rejestr jest jednym z głównych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczenie większości obowiązków ochrony danych.
4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej:
a) Nazwę czynności;
b) Cel przetwarzania;
c) Opis kategorii osób;
d) Opis kategorii danych;
e) Podstawę prawną przetwarzania wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeżeli podstawą jest uzasadniony interes;
f) Sposób zbierania danych;
g) Opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających);
h) Informację o przekazaniu danych poza EU/EOG;
i) Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
5. Wzór Rejestru stanowi integralną część Regulaminu Ochrony Danych obowiązującego w Spółce. W kolumnach nieobowiązkowych Spółka rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.
§ 5. Podstawy przetwarzania
1. Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, uzasadniony cel Spółki), Spółka dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie, uzasadniony cel – wskazując konkretny np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
3. Spółka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu oraz rejestrację cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
§ 6. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
1. Spółka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
2. Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczanie na stronie internetowej Spółki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu.
3. Spółka dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
4. Spółka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
5. W celu realizacji praw jednostki Spółka zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
6. Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
§ 7. Obowiązki informacyjne
1. Spółka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
2. Spółka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
3. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
4. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
5. Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie jest to możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
6. Spółka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
7. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
8. Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
9. Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10. Spółka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
§ 8. Żądania osób
1. Realizując prawa osób trzecich, których dane dotyczą, Spółka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób, Spółka może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
2. Spółka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
3. Spółka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
4. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Spółka informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.
5. Na żądanie Spółka wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
6. Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
7. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Spółka nie musi przetwarzać danych, które są Spółce zbędne). Spółka może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
8. Na żądanie osoby Spółka usuwa dane, gdy:
a) Dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
b) Zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
c) Osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
d) Dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
e) Konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego.
Spółka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa a art. 17 ust. 3 RODO, który wskazuje że prawo do usunięcia danych nie może zostać zrealizowane gdy przetwarzanie jest niezbędne:
a) do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
b) do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
c) z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego
d) do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, o ile prawdopodobne jest, że prawo, co do usunięcia danych uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania;
e) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
9. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) Osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość;
b) Przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
c) Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
d) Osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuację – do czasu zatwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
10. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Spółki.
11. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli Spółka przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Spółka uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
§ 9. Minimalizacja
1. Spółka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem:
a) Adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania),
b) Dostępu do danych,
c) Czasu przechowywania danych.
2. Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
3. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
4. Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
5. Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych:
– prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień);
– fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń),
– logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
6. Spółka stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
7. Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i w zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
8. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
9. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w Procedurze bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Spółki.
10. Spółka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Spółce, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
11. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Spółki, jak też wszelka dokumentacja papierowa je zawierająca jest niszczona. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystywania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, w tym wymogi usuwania danych.
§ 10. Bezpieczeństwo
1. Spółka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.
2. Spółka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
a) Spółka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
b) Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
c) Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze naruszenia.
3. Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrożenia. W tym Spółka ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
a) pseudonimizacja;
b) szyfrowanie danych osobowych;
c) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
d) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
4. Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych, tam gdzie zgodnie z analizą ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie, lub w ramach operacji rekomendowanych przez organ nadzorczy do dokonania przedmiotowej analizy. Spółka stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Spółce.
5. Spółka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce i są opisane w Procedurze bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Spółki.
6. Spółka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochronie Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
§ 11. Podmiot przetwarzający
1. Spółka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Spółki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółce.
2. Spółka przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych a jej wzory stanowią integralną część Regulaminu przetwarzania danych osobowych w Spółce.
3. Spółka rozlicza przetwarzających z wykorzystania podpowierzających, jak też z innych wymagań wynikających z zasad powierzenia danych osobowych.
§ 12. Eksport danych
1. Spółka rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
2. Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych, w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Spółka okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.
§ 13. Projektowanie prywatności
1. Spółka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
2. W powyższym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Spółkę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowania bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.
§ 14. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieobjętych niniejszą Polityką mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych i RODO.
2. Wobec osoby, która w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych nie podjęła działania określonego w niniejszym dokumencie, a w szczególności nie powiadomiła odpowiedniej osoby zgodnie z określonymi zasadami wszczyna się postępowanie dyscyplinarne.
3. Polityka wchodzi w życie z dniem ogłoszenia Regulaminu ochrony danych w Spółce.